Del caos de 200 facturas a 15: la solución con IA creada en San Juan

Agustina Gueglio, ingeniera industrial del proyecto Los Azules, y Julieta Zalazar, profesional del área de Finanzas, presentaron un desarrollo de IA creado en San Juan para agilizar el procesamiento de facturas.

Un cierre contable que podía convertirse en una noche interminable terminó transformándose en un caso concreto de cómo la inteligencia artificial puede resolver problemas cotidianos dentro de una empresa. Ese fue el trabajo que dos profesionales sanjuaninas vinculadas a la minería llevaron al escenario en una presentación previa a la participación de Mario Pergolini.

La experiencia comenzó en el área de Finanzas, donde los cierres de mes podían encontrar al equipo con cientos de facturas todavía sin procesar. En una de esas jornadas, alrededor de las 22:30, había aproximadamente 200 facturas pendientes de carga y la necesidad de generar reportes para la liquidación de impuestos y los pagos a proveedores. 

“Agus, necesitamos ayuda de la IA”, fue el planteo que surgió frente a ese escenario.

A partir de allí comenzó el trabajo entre Julieta Zalazar, desde el área de Finanzas, y Agustina Gueglio, ingeniera industrial del proyecto Los Azules. La respuesta fue el desarrollo de un sistema multiagente capaz de intervenir en distintas etapas del procesamiento de las facturas. 

El sistema se conecta al correo electrónico donde llegan los comprobantes y puede identificar facturas, notas de crédito y notas de débito. Luego extrae la información necesaria y la contrasta con la base de datos del sistema de gestión para que los datos puedan ser revisados antes de su carga definitiva. 

La clave, remarcaron durante la presentación, es que la inteligencia artificial no reemplaza la verificación humana. Una persona debe corroborar que la información extraída sea correcta antes de incorporarla al sistema de gestión.

Pero el desarrollo no fue automático ni funcionó de manera perfecta desde el comienzo. Durante el proceso aparecieron errores que obligaron a entrenar al sistema de acuerdo con las necesidades concretas del área. 

Uno de los problemas surgió con las facturas emitidas en dólares. En determinados casos, el sistema las interpretaba como si fueran en pesos. A partir de esa situación, Agustina trabajó para que la herramienta detectara primero la moneda correspondiente antes de realizar la carga. 

También fue necesario enseñarle cómo manejar las fechas contables cuando el mes ya estaba cerrado y cómo identificar correctamente a una empresa cuando aparecía con diferentes nombres de fantasía, utilizando el número de CUIT como referencia. 

“En estos sistemas con inteligencia artificial hay que enseñarles e ir abordándolos a las necesidades que uno quiere”, explicaron durante la presentación. 

El otro desafío no estuvo relacionado con la tecnología, sino con las personas. El equipo tuvo que atravesar la resistencia al cambio de analistas que durante años habían realizado manualmente el procesamiento de las facturas. La estrategia fue convertir a esos mismos trabajadores en parte del proceso de mejora: que identificaran los errores de la herramienta y señalaran qué debía corregirse. De esa manera, comenzaron a apropiarse de la solución y a utilizarla como una herramienta propia.

El resultado llegó después de aproximadamente cuatro meses de trabajo. De las cerca de 200 facturas que podían quedar pendientes en un cierre, el último mes registraron alrededor de 15 para procesar al momento del cierre.

La diferencia también se reflejó en el clima de trabajo. Durante el cierre de agosto, alrededor de las 22, el equipo de Finanzas ya podía estar tranquilo, con la mayor parte de las facturas procesadas y con mayor claridad sobre cuáles quedaban pendientes y por qué. 

Pero hay otro dato que las profesionales destacaron como parte central de la experiencia: el desarrollo se hizo en San Juan. 

No recurrieron a una consultoría internacional para resolver el problema. Desde el área de Finanzas plantearon las necesidades y dificultades que tenían y, a partir de ese conocimiento concreto del proceso, Agustina y el equipo fueron adaptando y enseñando al sistema cómo responder. 

La experiencia que llevaron al escenario muestra así otra dimensión de la inteligencia artificial: no como una herramienta mágica que simplemente se incorpora, sino como una tecnología que requiere conocimiento del negocio, entrenamiento, supervisión humana y adaptación a problemas concretos.